Každá perspektívne sa rozvíjajúca spoločnosť v určitom bode svojho fungovania nevyhnutne potrebuje zmenu. Zmenu, ktorá zvýši efektivitu práce a povedie k dosiahnutiu stanovených cieľov.
Richard Labaš - Nová organizačná štruktúra spoločnosti
Každá perspektívne sa rozvíjajúca spoločnosť v určitom bode svojho fungovania nevyhnutne potrebuje zmenu. Zmenu, ktorá zvýši efektivitu práce a povedie k dosiahnutiu stanovených cieľov.
Spoločnosť LABAŠ s.r.o. sa od svojho vzniku neustále snaží o optimalizáciu, ktorá by zabezpečila lepšiu a flexibilnejšiu adaptáciu na aktuálnu situáciu na domácom trhu s potravinami. Transformácia zo strednej na veľkú spoločnosť si vyžiadala vytvorenie novej organizačnej štruktúry so siedmimi divíziami - exekutíva, personálna, obchodná, finančná, nákupná, kontrola kvality a PR divízia. Cestu, ktorá viedla k tejto nevyhnutnej zmene nám priblížil Richard Labaš, ktorý v spoločnosti pôsobí na pozícií prokuristu*.
Akým spôsob sa menila celá organizačná štruktúra?
Začali sme tým, že sme vytvorili optimálnu verziu toho, ako by nová organizačná štruktúra mala vyzerať aby podporila predstavu vedenia o ideálnom smerovaní spoločnosti. Aby sme však vedeli pomenovať, čo nám chýba, kde máme rezervy, čo je naopak v poriadku a čo treba zmeniť, bolo nevyhnutné preskúmať každú jednu pracovnú pozíciu. Teda to, aké úlohy plní každý zamestnanec a aké má k naplneniu cieľov kompetencie. S týmto nám pomohla externá firma, ktorá postupne prešla všetky posty v spoločnosti, spísala pracovné náplne a z nich vyplývajúce pracovné postupy. Nakoniec sme si spoločne prešli všetko, čo funguje, aj nefunguje, aké úseky si vyžadujú našu pozornosť a zmenu a čo by rovnako dobre fungovalo aj roky do budúcnosti. Zároveň sme vyselektovali časti, ktoré jasne vykazovali nejakú chybu. Na základe týchto zistení sme si pripravili plán takej organizačnej štruktúry, ktorá zabezpečí bezproblémové a do budúcna perspektívne fungovanie spoločnosti. Všetky kroky smerujúce k požadovanému cieľu sme sa snažili implementovať tak, aby nenarušili fungujúci chod firmy.
Čo bolo potrebné zmeniť ako prvé, aby systém fungoval podľa nastavených požiadaviek?
V starej organizačnej štruktúre pôsobilo až príliš veľa ľudí priamo pod výkonným riaditeľom, čo malo za následok to, že sa nemohol venovať všetkým oddelenia primerane, z hľadiska pracovných postupov určité činnosti absentovali, takže sme sa zamerali a to, aby sa čo najviac zefektívnila práca vedenia a hospodárne sa využívali ľudské zdroje.
Vplýva pozitívne nové usporiadanie na chod spoločnosti?
Tým, že sú spísané všetky pracovné pozície presne vieme, kto má aké kompetencie, čo má na starosti, za čo zodpovedá a akým spôsobom by mal svoju prácu vykonávať. Zároveň ak potrebujeme niečo zmeniť a vylepšiť, je pre nás jednoduché len upraviť pracovnú náplň, niečo doplniť a presne vieme, že odteraz to funguje takto. Aj v prípade preradenia zamestnanca na iný post nie je potrebné kontrolovať, či bol správne zaškolený a či mu bolo všetko vysvetlené požadovaným spôsobom. Máme jasne zadefinované pracovné úlohy, ciele a požiadavky, ktoré stačí dodržiavať, pretože už vieme, že v praxi fungujú.
Platí to aj pri prijímaní nových zamestnancov? Uľahčila Vám nová organizačná štruktúra prácu s novoprijatými zamestnancami?
Pomôckou pri prijatí nového zamestnanca sa stali kontrolné zoznamy, tzv. checklisty, ktoré sú vypracované na každú pracovnú pozíciu. To znamená, že v pracovnej náplni sú zvýraznené povinnosti, ktoré má človek urobiť za deň, za týždeň, raz mesačne. Prínosné to bude hlavne pre ľudí pracujúcich v maloobchode, ktorí musia denne vykonať desiatky činností, a teda nie je nič neobvyklé na jednu z nich zabudnúť, hlavne ak zamestnanec pracuje v spoločnosti krátko a nemá ešte osvojenú potrebnú rutinu. Je to teda taká kontrola jednak pre zamestnanca, ako aj pre nadriadených. A taktiež sa snažíme zamestnancom prácu zjednodušiť, aby nemuseli všetko držať v hlave.
Zmeniť organizačnú štruktúru tak veľkej spoločnosti je proces náročný organizačne aj časovo. Na akom úseku prebehli najvýraznejšie zmeny?
Organizačná zmena sa väčšiny ľudí v tejto firme nedotkla. Zmeny nastali najmä pri vzniku nových divízií. Vzniklo nové oddelenie kontroly kvality, kde je riaditeľom p. Martin Ladičkovský. Ten sa aktuálne zoznamuje s fungovaním maloobchodných prevádzok. Oddelenie kontroly kvality bude mať na starosti kontrolu všetkých oddelení, všetkých pracovných pozícií. V podstate ide o to, aby sa zabezpečila kontrola toho, či konkrétny pracovník vykonáva svoju prácu podľa stanovených postupov, či ju vykonáva správne a efektívne. V prípade, že niekto zmení určitý pracovný postup, alebo ho nevykonáva dostatočne efektívne, či prípadne je možno aj zle zaškolený, úlohou tohto oddelenia bude takého človeka preškoliť a ukázať mu správny spôsob práce a následne ho preskúšať, či to už vie robiť správne. Nejde nám o rôzne pokarhania, či prepúšťanie, ale o odhaľovanie chýb a ich okamžitú opravu.
Ďalšou výraznou zmenou bolo zlúčenie obchodného oddelenia pre maloobchod a veľkoobchod do jedného spoločného oddelenia, ktoré teraz sídli v spoločných priestoroch. Nechceli sme už, aby fungovali samostatne, lebo je nevyhnutné, aby boli tieto zložky prepojené. V reorganizácií nákupného oddelenia očakávame výrazný posun v ponuke sortimentu. Z prieskumov vieme, že ľuďom sa páčia naše predajne, radi k nám chodia nakupovať, v rámci Košíc a okolia konkurujeme najúspešnejším nadnárodným reťazcom. Máme veľmi dobrú spätnú väzbu od zákazníkov, ale napriek tomu by sme radi pokročili kúsok dopredu, aby výber sortimentu bol ešte o kúsok na vyššej úrovni, lebo vidíme že posúvať sa stále dá.
Nakoniec to boli menšie úpravy, ktoré sa týkali zamestnancov, ktorí organizačne patrili pod nesprávnu osobu, alebo vykonávali pracovné činnosti, ktoré sa netýkali ich funkcie, ale mali patriť pod inú organizačnú zložku.
Vráťme sa ešte k oddeleniu kontroly kvality. Aké procesy si vyžiadali vznik tejto sekcie?
Ak by všetci zamestnanci dodržali všetky pracovné postupy za predpokladu, že stanovené postupy sú správne, tak by nemalo dochádzať k žiadnym chybám. Pokiaľ, ale k chybe došlo, sú dve možnosti prečo, a to buď zamestnanec nedodržal pracovný postup, alebo stanovený postup nie je správny. Preto je potom nutné buď zmeniť to, akým spôsobom sa vykonáva daná činnosť, alebo je nutné preškoliť zamestnanca. A to je úlohou oddelenia kvality.
Pár slov na záver ...
Na záver by som rád zamestnancov vyzval, aby sa nebáli hlásiť aj na vyššie pozície, nech chcú kariérne rásť a postupovať, lebo dobrých manažérov potrebujeme stále viac a viac. Rád by som zdôraznil, že je pre nás výhodnejšie pracovať s ľuďmi, do ktorých sme už určitým spôsobom investovali čas a energiu, ktorí už firmu poznajú, sú oboznámení s internými predpismi a vedia ako to tu funguje. Nech sa u nás zamestnanci rozvíjajú kariérne aj ľudsky.
Ďakujeme za rozhovor.
*prokurista – konateľ/splnomocnenec podnikateľa k zastupovaniu podniku vo všetkých právnych, obchodných a prevádzkových podmienkach.
